crm o excel

CRM o Excel scelta o necessità?

Due parole su Excel

Il primo amore non si scorda mai. Excel e i suoi fogli di lavoro sono sicuramente il primo approccio di archiviazione informazioni clienti utilizzato dagli imprenditori.

Innegabili la semplicità (per alcuni aspetti), il basso costo, la reperibilità (pacchetto Office) e se vogliamo l’elasticità (fatture, preventivi, calcoli).

Non possiamo denigrare un così efficiente strumento di lavoro, che è giusto faccia parte dei supporti di cui un imprenditore deve avvalersi, ma non crediamo sia adatto all’uso che in tanti ne fanno: la gestione del cliente. Semplicemente perchè non è nato per questo!

Due parole sul CRM

Acronimo del Customer Relationship Management, ovvero supporto che si occupa della gestione delle relazioni con i clienti. Più chiaramente il CRM è uno strumento che archivia tutti i dati di un cliente; tutti i tipi di interazione che il cliente ha avuto con l’azienda (dettagliando con chi: agente, amministrazione, titolare e qualunque altro ruolo si definisca) dall’e-mail alla telefonata; è in grado di produrre preventivi, offerte e fatture; è in grado di fornire report ed analisi in maniera automatica e schedulata; monitora le attività dei tuoi dipendenti e li guida nella scelta della proposizione giusta verso il cliente.

E tutto questo (ma c’è altro ancora) nella semplicità di un click.

L’era del cliente

Che ci piaccia o meno è più che conclamata l’era del cliente. Non basta più lanciare il miglior prodotto del mondo per aver successo se non è quello che vuole il cliente. Strumenti di analisi sono indispensabili proprio per questo: studiare le tendenze dei clienti, supportare ogni attività di fidelizzazione e supporto al cliente finalizzata al miglioramento della “reputazione” e ad un livello di soddisfazione tale da rendere il cliente stesso il nostro miglior agente. Ed ecco lo scopo raggiunto: i clienti restano ed i nuovi arrivano. Qui trovate un esempio pratico di un artigiano che trova una nuova strada, vedi esempio.

Rispetto del proprio tempo

Prima di passare concretamente a mostrarvi le differenze sostanziali tra Excel e il CRM, vorremmo ricordare a tutti gli imprenditori che non è mai troppo presto (“ho appena aperto”) ne troppo tardi (“ormai sono anni…”) per migliorare il proprio tempo lavoro.

Il confronto

Excel

CRM

Bisogna sempre cercare i dati che ci servono, caricati con tanta fatica I dati sono sempre a disposizione in un unico foglio
Non è possibile associare altri file (fatture, preventivi, e-mail, lettere) al contatto salvato Ogni file è associato automaticamente al contatto giusto, immediata visibilità di ogni tipo di interazione
Tutti i dati sono salvati in locale e possono essere persi con facilità Tutti i dati sono salvati in remoto: conservazione sicura ed accessibilità immediata ovunque
Accesso esclusivo ai fogli di lavoro, impossibile la contemporaneità di modifiche Accesso contemporaneo di tutti i comparti e dipendenti tenendo traccia di ogni attività
Complessità, o gestione da parte di utenti evoluti, della reportistica e lettura dei dati Automatizzazione della raccolta dei dati attraverso report già predisposti
Gestire un progetto risulta complesso a causa della mancanza di coordinazione dei flussi Per ogni progetto o attività si ha immediata visione dell’andamento
Accesso solo dalla propria postazione di lavoro Possibilità di accedere in ogni luogo da qualunque tipo di supporto
Impossibile automatizzare l’importazione di contatti dal proprio sito web (lead) Ogni richiesta di contatto dal proprio sito web viene caricata automaticamente in una specifica campagna
Ogni modifica, come un passaggio di zona da un agente ad un altro richiede tempo e capacità e, a volte, il risultato non è quello voluto Le modifiche vengono effettuate con un click, perchè ogni attività deve poter essere orientata verso il massimo dei risultati in tempo reale
In caso di problemi possiamo affidarci solo a noi stessi Tutte le aziende fornitrici di CRM garantiscono formazione ed assistenza

In conclusione

Le aziende sanno più di tutti che quello che andava bene ieri oggi non funziona più, nessuna scelta è definitiva l’importante è tenere sempre gli occhi ben aperti…

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